Welkom bij alweer blog nummer 28 in onze reeks over grip krijgen op je informatie. Voordat we verder de diepte induiken stellen we ons graag nog even voor.
Wij zijn Willem Jonkers (Solution Engineer bij AvePoint) en Jeroen Bijdevier (Security Architect en Microsoft Certified Trainer). Samen bundelen we onze kennis vanuit de techniek en de beveiliging om organisaties te helpen grip te krijgen op hun Microsoft 365-omgeving.
In de vorige blog liet ik aan het einde een observatie liggen: bij een disposition review schiet Purview naar mijn mening tekort zodra je met zaken en dossiers werkt, zoals bij veel overheidsorganisaties gebruikelijk is. Tijd om die belofte in te lossen. In deze blog leg ik uit wat MDTO en zaakgericht werken inhouden, waar de kloof met Purview precies zit, en hoe je die in de praktijk overbrugt met dezelfde metadata-gedreven techniek die we in eerdere blogs hebben opgebouwd.
Wat is MDTO, kort en bondig
MDTO staat voor Metagegevens voor Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie. Het is de landelijke standaard van het Nationaal Archief voor het eenduidig vastleggen en uitwisselen van metagegevens, zodat overheidsinformatie nu én in de toekomst vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar en betrouwbaar blijft. MDTO is gebaseerd op de internationale norm NEN-ISO 23081 en is vastgesteld als standaard voor zowel de Rijksoverheid als decentrale overheden zoals gemeenten. Het is de opvolger van het oudere Toepassingsprofiel Metagegevens Lokale Overheden (TMLO).
Belangrijk om te beseffen: MDTO zegt hoe je metagegevens structureert. De Archiefwet zegt wat je moet borgen: duurzaam toegankelijk beheer en aantoonbare vernietiging of overbrenging naar een e-depot. Die twee horen dus samen: de wet stelt de eis, MDTO geeft de vorm.
Zaakgericht werken: de andere manier van denken
Bij zaakgericht werken draait alles om de zaak, niet om het losse document. Een vergunningaanvraag is een zaak: die begint met een aanvraag, doorloopt processtappen (advies, besluit, bezwaar, beroep) en genereert onderweg documenten, e-mails, tekeningen en soms Teams-gesprekken. Al die content hoort bij elkaar in één zaakdossier, met één samenhangende levenscyclus en bewaartermijn die vaak pas ingaat zodra de hele zaak is afgesloten. Niet zodra een los document klaar is.
Dit is een fundamenteel ander uitgangspunt dan waar Microsoft Purview vandaan komt. Purview redeneert vanuit het individuele item: elk document, elke e-mail krijgt zijn eigen label, eigen bewaartermijn, eigen disposition-traject. Een zaakdossier met tien onderling samenhangende documenten en wisselende termijnen (denk aan verschillende termijnen voor een oorspronkelijk besluit versus een eventueel bezwaar- of beroepstraject) past niet vanzelf in dat model.
De kloof: wat disposition review wél en niet biedt
Ik heb dit nagekeken tegen de officiele Microsoft-documentatie, en de conclusie bevestigt wat ik in de praktijk tegenkom. De Disposition-pagina in Records Management (Purview-portal > Records Management > Disposition) toont items die het einde van hun bewaartermijn bereiken, met filter- en zoekmogelijkheden op locatie, label, status en datumbereik. Je kunt goedkeuren, herlabelen, de termijn verlengen, en er is een export voor proof of disposal.
Wat er ontbreekt: een native manier om items te groeperen op zaak of dossier, zodat een reviewer in één oogopslag ziet ‘dit zijn alle tien de documenten van zaak 2024-00456, samen goedkeuren of afwijzen’. Elk item staat op zichzelf in de wachtrij. Voor tien documenten uit dezelfde zaak beoordeel je dus tien keer los, met het risico dat de ene helft van een zaakdossier wordt vernietigd en de andere helft blijft staan.
Dit is geen incidentele observatie. Records- en Purview (super)specialist Eric Burger, die we ook in een eerdere blog aanhaalden, schrijft het treffend: zaaksystemen zijn “bij uitstek geschikt gemaakt” voor de complexe archiveringsregels van dienstverlenende processen, zoals wisselende termijnen bij opeenvolgende bezwaar- en beroepszaken en dat is volgens hem “alleen met een aanzienlijke configuratie-inspanning te evenaren in documentsets in SharePoint Online”.
Waarom dit geen toevalligheid is
Purview is gebouwd als een generieke, tenant-brede compliance-laag voor alle content in Microsoft 365: documenten, e-mails, Teams-berichten, Viva Engage-posts. Die breedte is precies de kracht die we in deze blogreeks steeds hebben laten zien van ROT-opschoning tot Copilot-governance. Maar die generieke opzet betekent ook dat Purview geen kennis heeft van jouw specifieke bedrijfsproces. Een zaaksysteem, zoals veel Nederlandse overheden gebruiken, is precies andersom gebouwd: specifiek voor het proces (vergunningen, bezwaar, subsidies), met proces- en taakbewaking, briefcreatie en zaakgerichte dossiervorming als kernfunctie.
Kortom: dit is geen tekortkoming die ‘opgelost’ gaat worden met een volgende Purview-update. Dit heb ik persoonlijk nagevragd bij Microsoft. Het is een fundamenteel verschil in ontwerpfilosofie tussen een generieke compliance-laag en een proces specifiek zaaksysteem.
De praktische brug: zaak-ID als metadataveld
Werk je niet met een volwaardig zaaksysteem, of wil je Purview toch zoveel mogelijk zaakgericht laten aanvoelen, dan is de meest praktische oplossing dezelfde techniek die we in de vorige blog hebben opgebouwd: een eigen metadataveld op documentniveau, dit keer voor het zaak- of dossiernummer.
Concreet:
- Zaak-ID als sitekolom – voeg een tenant-brede sitekolom toe (via de Content Type Hub, zoals eerder beschreven) voor het zaaknummer. Elk document dat bij een zaak hoort, krijgt dit nummer als metadata waarde, los van het retentielabel zelf.
- Groeperen via zoeken – map ook deze kolom naar een eigen Refinable String (bijvoorbeeld RefinableString02, naast RefinableString01 voor de bewaartermijn). Zo kun je met een KQL-query als RefinableString02:”2024-00456″ in één keer alle documenten van die specifieke zaak terugvinden, ongeacht in welke bibliotheek ze staan.
- Buiten de portal om groeperen voor review – gebruik de PowerShell-cmdlet Get-ReviewItems (die we ook al noemden voor grote exports) om de disposition-wachtrij op te halen, en groepeer de resultaten vervolgens zelf op zaak-ID in Excel. Dit is geen native Purview-functionaliteit, maar wel een werkbare tussenoplossing zolang je niet te veel volume heeft.
- Bewaartermijn op zaakniveau bepalen, niet op documentniveau – stem met de proceseigenaar af welke gebeurtenis de klok voor de hele zaak laat starten (bijvoorbeeld de afronding van een eventueel bezwaar- of beroepstraject), en pas die datum toe op alle documenten binnen de zaak, in plaats van elk document zijn eigen (afwijkende) termijn te geven.
Dit ben ik nog aan het testen en lost de kloof niet volledig op. Je krijgt geen één-op-één zaakdossier-weergave zoals een zaaksysteem die biedt. Maar het geeft je wel de mogelijkheid om snel te zien en te bewijzen welke documenten bij elkaar horen, zonder dat je meteen een apart systeem hoeft aan te schaffen.
Wanneer volstaat Purview, en wanneer heb je toch een zaaksysteem nodig?
Op basis van wat ik in de praktijk tegenkom, hanteer ik een simpele vuistregel:
- Purview volstaat voor organisaties met overwegend losstaande documenten en relatief eenvoudige, stabiele bewaartermijnen per documenttype. De metadata-gedreven aanpak met een zaak-ID erbij geeft dan voldoende grip.
- Een zaaksysteem is nodig zodra processtapbegeleiding, taakbewaking, briefcreatie en wisselende termijnen bij opeenvolgende (deel)zaken de norm zijn. Typisch bij vergunningverlening, bezwaar en beroep. Purview blijft dan waardevol voor de rest van je ongestructureerde informatie: interne documenten, beleidsstukken, Teams-content die niet in het zaaksysteem thuishoort.
Deze twee sluiten elkaar dus niet uit. In de praktijk zie ik de sterkste inrichtingen daar waar een zaaksysteem de formele, procesgebonden zaakdossiers beheert, en Purview via dezelfde metadata-gedreven techniek grip houdt op alles daaromheen.
Tot slot
MDTO geeft je de taal en structuur voor duurzaam toegankelijke overheidsinformatie; zaakgericht werken geeft je het procesmodel. Microsoft Purview spreekt van nature geen van beide vloeiend. Het blijft, hoe krachtig ook, een documentgerichte compliance-laag. Dat is geen reden om Purview links te laten liggen, maar wel een reden om je verwachtingen bij te stellen en de kloof bewust te overbruggen: met een zaak-ID als metadataveld, een geverifieerde zoekquery, en heldere afspraken met de proceseigenaar over wanneer een zaak als geheel is afgerond.
Werk je zelf met MDTO of zaakgericht werken en loop je tegen andere hobbels aan? Ik hoor het graag. Dit is precies het soort praktijkkennis waar deze reeks sterker van wordt.
